Lembaga Pengarah mengarahkan pengurusan penilaian risiko, perancangan strategik, pengurusan kewangan dan pengurusan operasi AWQAF untuk memastikan bahawa kewajipan kepada pihak berkepentingan lain difahami dan dipenuhi. Lembaga Pengarah memberikan kepimpinan yang diperlukan bagi membolehkan objektif perniagaan AWQAF dipenuhi selaras dengan rangka kerja kawalan dalaman seperti mana yang dinyatakan dalam Kenyataan ini.

Secara keseluruhan, Lembaga Pengarah melaksanakan tanggungjawab utama yang berikut dalam menjalankan tugas fidusiari dan kepimpinannya:

• Menyemak dan meluluskan rancangan perniagaan strategik AWQAF secara keseluruhan dan setiap unit operasi. Ini merangkumi belanjawan tahunan, aspirasi tempoh sederhana, pelaburan baru/pelupusan pelaburan serta penggabungan dan pengambilalihan.

• Mengawal selia pengendalian dana waqaf dan perniagaan untuk memastikan pengurusan sewajarnya termasuk penetapan objektif dan dasar yang jelas dalam mana eksekutif kanan harus beroperasi.

• Mengenal pasti dan meluluskan dasar-dasar berhubung pengurusan semua kategori risiko termasuk, tetapi tidak terhad kepada, risiko kredit, kewangan, pasaran, kecairan, operasi, undang-undang dan reputasi.

• Mengkaji kecukupan dan ketelusan kawalan dalaman dan sistem maklumat pengurusan, termasuk sistem bagi pematuhan undang undang yang diguna pakai, kaedah-kaedah, peraturan-peraturan, arahan dan garis panduan yang berkenaan.

• Berkhidmat sebagai badan tertinggi untuk meluluskan semua perbelanjaan kewangan yang penting.

Untuk membantu dalam menjalankan peranan pengurusan, Lembaga Pengarah telah membentuk Jawatankuasa Lembaga Pengarah, iaitu Jawatankuasa Audit yang mana ia telah membahagikan tanggungjawab tertentu. Lembaga Pengarah juga akan mewujudkan Jawatankuasa Pencalonan dan Jawatankuasa Imbuhan pada masa hadapan apabila mencapai keperluan penubuhan Jawatankuasa tersebut. Jawatankuasa Lembaga Pengarah mempunyai kuasa untuk memeriksa isu tertentu dalam syarat rujukan masing-masing seperti yang dipersetujui oleh Lembaga Pengarah dan melaporkan cadangan mereka kepada Lembaga Pengarah.

Semua perbincangan dan keputusan yang diambil oleh Jawatankuasa Lembaga Pengarah didokumenkan dan dipersetujui oleh Pengerusi Jawatankuasa masing-masing sebelum penghantaran item agenda untuk dibincangkan pada mesyuarat Lembaga Pengarah. Tanggungjawab muktamad bagi membuat keputusan, bagaimanapun, berada di tangan Lembaga Pengarah. Jawatankuasa Lembaga Pengarah mempunyai peranan dan fungsi mereka, syarat rujukan bertulis, prosedur operasi dan bidang kuasa yang ditakrifkan dengan jelas. Lembaga Pengarah menyemak kuasa dan syarat rujukan Jawatankuasa Lembaga Pengarah dari semasa ke semasa bagi memastikan kesesuaiannya.

Pengerusi dan Ketua Eksekutif

Peranan Pengerusi dan Ketua Eksekutif AWQAF adalah berasingan dan berbeza dengan jelas. Pengerusi Lembaga Pengarah adalah bebas dan bukan eksekutif. Pengerusi memainkan peranan kepimpinan yang penting dalam Kumpulan dan terlibat dalam:

• Mempengerusikan mesyuarat ahli – ahli AWQAF atau pewaqif dan Lembaga Pengarah;

• Memantau prestasi Lembaga Pengarah dan gabungan kemahiran dan keberkesanan sumbangan ahli-ahli Lembaga secara individu; dan

• Mengekalkan dialog berterusan dengan Ketua Pegawai Eksekutif dan memberi bimbingan dan panduan yang sewajarnya.

Sehingga kini, jawatan Ketua Pegawai Eksekutif AWQAF masih belum dilantik. Sehubungan dengan itu Lembaga Pengarah telah mewujudkan Jawatankuasa Eksekutif (“EXCO”) bagi menggalas tanggungjawab Ketua Pegawai Eksekutif. Ahli Exco adalah seperti berikut:-

Lembaga Pengarah mewakilkan kuasa dan tanggungjawab untuk menguruskan hal urusan harian AWQAF kepada EXCO dan Pengurusan Kanan lain. Lembaga Pengarah memantau pengurusan dan prestasi EXCO bagi pihak ahli – ahli AWQAF.

Lembaga Pengarah dipengerusikan oleh seorang Pengarah Bebas Bukan Eksekutif dan kini terdiri daripada lapan (8) Pengarah Bebas Bukan Eksekutif. Lembaga Pengarah terus mencapai keseimbangan kemahiran, pengetahuan, pengalaman dan perspektif di kalangan Pengarah-pengarahnya.

Cadangan 3.5 daripada MCCG 2012 menyatakan bahawa Lembaga Pengarah hendaklah terdiri daripada majoriti Pengarah Bebas jika Pengerusi bukan Pengarah Bebas. Berlandaskan Kod Tadbir Urus Korporat ini, majoriti Pengarah AWQAF adalah Bebas Bukan Eksekutif. Sehingga tarikh Kenyataan ini, saiz dan komposisi Lembaga Pengarah adalah seimbang dari segi keadaan semasanya, bagi menangani sebarang cabaran perniagaan dan untuk memacu perniagaan AWQAF ke peringkat lebih tinggi. Lembaga Pengarah terdiri daripada pelbagai latar belakang profesional dengan pengalaman, kemahiran dan kepakaran yang meluas untuk memenuhi keperluan AWQAF. Lembaga Pengarah percaya dengan yakin bahawa semua Pengarah bertindak demi kepentingan semua pihak terutama ahli AWQAF dan masyarakat.

Terdapat pembahagian tanggungjawab yang jelas di antara Pengerusi dan EXCO yang menimbulkan kebertanggungjawaban dan membantu pembahagian tanggungjawab, supaya tiada seorang individu mempunyai kuasa tidak terbatas dalam membuat keputusan. Pengerusi, sebagai Pengarah Bukan Eksekutif Bebas, bertanggungjawab untuk memastikan kecukupan dan keberkesanan proses tadbir urus Lembaga Pengarah dan bertindak sebagai fasilitator dalam mesyuarat Lembaga Pengarah bagi memastikan sumbangan oleh para Pengarah dalam perbincangan dan tiada ahli Lembaga Pengarah yang menguasai perbincangan. EXCO, disokong oleh Kumpulan Pengurusan, melaksanakan polisi dan keputusan AWQAF yang diguna pakai oleh Lembaga Pengarah, meneliti operasi serta membangunkan, menyelaras dan melaksanakan strategi perniagaan dan korporat.

EXCO bertanggungjawab untuk mengendalikan hala tuju AWQAF dan pengurusan seharian. EXCO, bersama-sama Kumpulan Pengurusan, menguruskan perniagaan AWQAF menerusi kaedah yang konsisten dengan prinsip-prinsip Perniagaan Korporat AWQAF seperti yang termaktub di dalam Memorandum dan artikel AWQAF serta mematuhi sebarang pelan, arahan dan hala tuju khusus Lembaga Pengarah.

Lembaga Pengarah mengetahui kepentingan kebebasan dan objektiviti dalam proses membuat keputusannya. Para Pengarah adalah golongan profesional yang berkaliber dan berintegriti serta memiliki pengetahuan mendalam dan pengalaman luas dalam perniagaan yang membolehkan mereka menjalankan tugas mereka dengan baik. Pengarah Bebas, Bukan Eksekutif memberikan pandangan, nasihat dan penilaian berhubung kepentingan yang objektif dan bebas, bukan hanya bagi AWQAF tetapi juga bagi pihak ahli AWQAF, warga kerja, pelanggan, pembekal dan
pelbagai komuniti yang mana AWQAF mengendalikan perniagaannya. Pengarah Bebas, Bukan Eksekutif penting untuk melindungi kepentingan ahli AWQAF dan mampu melakukan sumbangan penting kepada keputusan AWQAF menerusi keadilan yang sewajarnya.

AWQAF tidak mempunyai had penggal untuk kedua-dua Pengarah Eksekutif dan Pengarah Bebas, Bukan Eksekutif memandangkan Lembaga Pengarah percaya bahawa sumbangan berterusan oleh para Pengarah memberikan manfaat kepada Lembaga Pengarah dan AWQAF secara keseluruhan. MCCG 2012 menyediakan had penggal kumulatif sebanyak sembilan (9) tahun bagi perkhidmatan Pengarah Bebas. Bagaimanapun, seorang Pengarah Bebas boleh menyambung perkhidmatannya dalam Lembaga Pengarah apabila mencapai had 9 tahun tersebut tertakluk kepada perlantikan semula Pengarah Bebas sebagai Pengarah Bukan Bebas Bukan Eksekutif. Sekiranya Lembaga Pengarah berhasrat untuk mengekalkan Pengarah sebagai Bebas selepas beliau berkhidmat dalam tempoh 9 penggal secara kumulatif, Lembaga Pengarah mesti mempertimbangkan keputusan tersebut dan mendapatkan persetujuan ahli AWQAF pada mesyuarat agung.

Lembaga Pengarah bermesyuarat sekurang-kurangnya empat (4) kali setiap tahun, di mana laporan Lembaga diedarkan sebelum mesyuarat, membolehkan Pengarah menyemak maklumat selanjutnya yang mungkin diperlukan. Mesyuarat Lembaga tambahan akan diadakan sekiranya perlu. Pasukan Pengurusan Kanan AWQAF dijemput menghadiri mesyuarat Lembaga untuk memberi penerangan dan penjelasan terperinci tentang perkara-perkara yang dibentangkan.

Sepanjang tahun kewangan berkenaan, sembilan (9) mesyuarat telah diadakan dan butiran mengenai kehadiran Pengarah adalah seperti berikut:

Agenda, laporan berkaitan dan kertas mesyuarat Lembaga Pengarah disediakan untuk para Pengarah lebih awal bagi membolehkan para Pengarah menjalankan perbincangan yang berkesan dan membuat keputusan semasa mesyuarat. Lembaga Pengarah mempunyai aturan perkara yang biasanya disenaraikan dalam agenda dan disemak sepanjang tahun iaitu Perancangan Perniagaan Syarikat; Pembentangan oleh Kumpulan Pengurusan dan Laporan Suku Tahun; Keputusan Suku Tahun yang Belum Diaudit; Cadangan pelbagai Jawatankuasa Lembaga Pengarah; Aktiviti Menjana Nilai Bersama AWQAF; Penyata Kewangan Diaudit Syarikat;

Laporan Tahunan Syarikat (termasuk Kenyataan mengenai Tadbir Urus Korporat, Kenyataan Kawalan Dalaman dan Laporan Jawatankuasa Audit.) Ahli-ahli Kumpulan Pengurusan atau penasihat luar dijemput, jika diperlukan, untuk menghadiri mesyuarat Lembaga Pengarah dan/atau Jawatankuasa untuk memberi nasihat dan menyediakan maklumat dan penjelasan kepada Lembaga Pengarah Pengarah dan/ atau Jawatankuasa berhubung perkara dalam agenda bagi perbincangan yang berkesan dan membuat keputusan.

Semua isu berkaitan yang dibincangkan pada mesyuarat Lembaga Pengarah bagi mencapai keputusan dan kesimpulan, direkodkan dengan tepat oleh Setiausaha Syarikat berdasarkan minit mesyuarat. Ia satu polisi Syarikat bagi para Pengarah untuk meluangkan masa mencukupi dan usaha bagi menjalankan tanggungjawab mereka.

Lembaga Pengarah dikehendaki untuk menyediakan dan membentangkan satu penilaian yang jelas, seimbang dan komprehensif bagi prestasi dan prospek kewangan AWQAF pada akhir tempoh kewangan, terutamanya menerusi penyata kewangan tahunan, pengumuman keputusan suku dan separuh tahun kepada ahli – ahli AWQAF, serta ulasan operasi AWQAF dalam Laporan Tahunan.

Lembaga Pengarah bertanggungjawab untuk memastikan penyata kewangan menyediakan pandangan yang benar dan adil mengenai keadaan AWQAF pada akhir tempoh pelaporan serta keputusan dan aliran tunai untuk tempoh berkenaan. Dalam menyediakan penyata kewangan, para Pengarah memastikan bahawa piawaian perakaunan yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah Piawaian Perakaunan Malaysia (MASB) di Malaysia dan peruntukan Akta Syarikat, 1965, telah dipatuhi serta penilaian dan anggaran yang wajar dan berhemah telah dilakukan. Tanggungjawab menyeluruh Pengarah turut merangkumi langkah bersesuaian untuk melindungi aset AWQAF serta untuk pelaksanaan dan operasi berterusan sistem perakaunan dan kawalan dalam bagi mencegah penyelewengan dan ketidaksamaan yang lain.

Lembaga Pengarah berpuas hati di mana ia telah menepati kewajipannya untuk membentangkan satu penilaian yang seimbang dan mudah difahami mengenai kedudukan dan prospek AWQAF dalam Laporan Pengarah dan Penyata Kewangan yang disediakan dalam Laporan Tahunan ini.

Untuk membantu menjalankan tugasnya terhadap pelaporan kewangan, Lembaga Pengarah telah membentuk Jawatankuasa Audit yang terdiri daripada semua Pengarah Bebas, Bukan Eksekutif, dengan Tan Sri Siti Sa’diah Sheikh Bakir sebagai Pengerusi Jawatankuasa Audit. Komposisi Jawatankuasa Audit, termasuk peranan dan tanggungjawabnya, ditetapkan dalam Laporan Tahunan ini. Satu daripada tanggungjawab utama Jawatankuasa Audit adalah untuk memastikan bahawa penyata kewangan AWQAF mematuhi piawaian pelaporan kewangan yang diguna pakai di Malaysia. Penyataan kewangan berkenaan meliputi laporan kewangan suku tahun yang diumumkan kepada ahli – ahli AWQAF dan penyata kewangan tahunan.

Tanggungjawab Lembaga Pengarah untuk membentuk aturan rasmi dan telus dalam pertimbangan mengenai aplikasi pelaporan kewangan dan kawalan dalam, dan mengekalkan hubungan sewajarnya bersama juruaudit luar AWQAF dicapai menerusi Jawatankuasa Audit. Jawatankuasa Audit mengadakan perbincangan bersama juruaudit luar mengenai keadaan dan skop tanggungjawab audit dan pelaporan sebelum pelaksanaan audit. Jawatankuasa Audit memastikan bahawa pihak Kumpulan Pengurusan menyediakan maklum balas tepat pada masa berhubung sebarang pertanyaan penting oleh juruaudit luar, dari segi rekod perakaunan, akaun kewangan atau sistem kawalan. Jawatankuasa Audit memiliki kuasa untuk menyemak sebarang perkara berkaitan dengan pelantikan dan pelantikan semula, peletakan jawatan atau pemecatan juruaudit luar serta menyemak dan menilai faktor yang melibatkan kebebasan juruaudit luar. Jawatankuasa Audit bekerjasama dengan juruaudit luar dalam membentuk prosedur bagi menilai kesesuaian dan kebebasan juruaudit luar, dalam mengesahkan bahawa mereka, bebas sepanjang penglibatan audit bersama AWQAF yang mematuhi kriteria kebebasan yang ditetapkan oleh Institut Akauntan Malaysia. Syarat penglibatan perkhidmatan disediakan oleh juruaudit luar disemak oleh Jawatankuasa Audit sebelum dihantar ke Lembaga Pengarah untuk kelulusan.

Menyedari kepentingan pengurusan risiko dan kawalan dalaman, Lembaga Pengarah telah membentuk Jawatankuasa Audit dan Pemeriksaan untuk mengenal pasti, menilai, mengawal, memantau dan melaporkan risiko perniagaan utama yang dihadapi oleh AWQAF secara berterusan.

Lembaga Pengarah menetapkan polisi dan prosedur kawalan dalaman serta memantau bagi memastikan bahawa sistem kawalan dalaman sedemikian dilaksanakan dengan baik oleh Kumpulan Pengurusan.

Lembaga Pengarah disediakan jaminan munasabah daripada pelbagai laporan yang dihantar oleh Pengurusan dan Jawatankuasa Audit mengenai pengurusan risiko dan sistem kawalan dalaman.

Butiran mengenai Kenyataan Kawalan Dalaman dan Fungsi Audit Dalaman disediakan di muka surat 18 hingga 25 Laporan Tadbir Urus Korporat dan Kewangan.

Satu aspek penting dalam AWQAF adalah komunikasi yang aktif, membina dan ketepatan dalam menyebarkan maklumat kepada ahli – ahli AWQAF dan pelabur. Lembaga Pengarah menyedari keperluan untuk memastikan pendedahan korporat dan prosedur untuk membolehkan pendedahan yang komprehensif, tepat dan pada masa bersesuaian berkaitan dengan AWQAF kepada penggubal undang-undang, ahli – ahli AWQAF dan pihak berkepentingan.

Bagi tahun kewangan berkenaan, AWQAF masih belum menjalankan prosedur pendedahan korporat. Walaubagaimana pun bermula daripada Tahun Kewangan 2016, AWQAF telah mengguna pakai dan melaksanakan prosedur pendedahan korporat seperti berikut:-

1. Pengumuman keputusan kewangan suku tahun pada masa yang tepat.
   AWQAF menyedari kepentingan pemberitahuan maklumat yang tepat dan pada masa bersesuaian kepada ahli – ahli AWQAF dan pelabur, bagi membolehkan pihak berkepentingan ini membuat keputusan pelaburan yang baik. Lembaga Pengarah berpendapat bahawa maklumat yang tidak disebarkan pada masa yang tepat, meskipun ia komprehensif dan tepat, akan menjadi kurang relevan untuk tujuan pelaburan. Justeru, AWQAF memberi keutamaan dalam memastikan maklumat boleh didapati dan dihebahkan secepat mungkin. Pengumuman keputusan kewangan yang segera dan tepat pada masa mengikut suku tahun, seperti berikut, membolehkan ahli – ahli AWQAF meninjau prestasi dan operasi AWQAF dan membuat keputusan pelaburan yang baik:

2. Laman sesawang AWQAF dan Muka buku (Facebook)
   Sebagai tambahan kepada penyediaan gambaran yang komprehensif terhadap prestasi kewangan AWQAF dan aktiviti – aktiviti AWQAF, Lembaga Pengarah menyedari kepentingan komunikasi melibatkan strategi perniagaan, maklumat terkini mengenai perkembangan inisiatif perniagaan semasa AWQAF serta prestasi kewangannya. Bagi menghebahkan maklumat tepat pada masanya di seluruh komunikasi luaran, mulai 2016, Syarikat menyediakan Laporan Suku Tahunan di laman sesawang AWQAF, www.awqaf.com.my dan juga aktiviti – aktiviti AWQAF dan ZuriatCARE di muka buku (facebook) AWQAF Holdings, di mana ahli – ahli AWQAF dan masyarakat boleh mendapatkan maklumat.

Lembaga Pengarah percaya bahawa mereka bukan sahaja bertanggungjawab kepada ahli – ahli AWQAF tetapi juga bertanggungjawab untuk menguruskan perhubungan yang berjaya dan produktif dengan pihak berkepentingan di dalam AWQAF.

Laporan Tahunan dan penyertaan ahli – ahli AWQAF pada mesyuarat agung

AWQAF mengiktiraf kepentingan mengekalkan ketelusan dan kebertanggungjawaban bagi ahli – ahli AWQAF. Lembaga Pengarah memastikan bahawa semua ahli – ahli AWQAF dilayan dengan adil dan hak-hak mereka dilindungi. Lembaga Pengarah menyediakan kepada ahli – ahli AWQAF dengan maklumat mengenai perniagaan, kewangan dan aktiviti penting yang lain dalam Laporan Tahunan AWQAF, yang isi kandungannya terus dipertingkatkan dengan mengambil kira pembangunan, antara lain, dalam tadbir urus korporat.

AWQAF menghantar Notis Mesyuarat Agung Tahunan dan surat pekeliling berkaitan kepada ahli – ahli AWQAF sekurang-kurangnya 21 hari sebelum mesyuarat tersebut seperti mana dikehendaki di bawah Memorandum dan Artikel AWQAF, bagi memudahkan pemahaman sepenuhnya dan penilaian isu-isu terlibat. Di mana terdapat perkara khusus dalam Notis Mesyuarat Agung Tahunan, satu penjelasan penuh disediakan kepada ahli – ahli AWQAF mengenai kesan resolusi daripada butiran perkara khusus tersebut. Mesyuarat Agung Tahunan ialah peluang utama untuk Lembaga Pengarah bertemu dengan ahli – ahli AWQAF dan untuk Pengerusi menyediakan satu gambaran menyeluruh mengenai pembangunan AWQAF dan menerima soalan daripada ahli – ahli AWQAF.

Di Mesyuarat Agung Tahunan, ahli – ahli AWQAF turut serta mempertimbangkan resolusi yang dicadangkan atau mengenai masa hadapan perkembangan operasi AWQAF secara umum. Lembaga Pengarah, Kumpulan Pengurusan dan juruaudit luar, hadir untuk menjawab soalan dikemukakan dan menyediakan penjelasan seperti dikehendaki oleh ahli – ahli AWQAF.

Penyata oleh Lembaga Pengarah

Lembaga Pengarah telah mempertimbangkan, menyemak dan meluluskan Penyata ini. Lembaga Pengarah mempertimbangkan dan berpuas hati bahawa AWQAF memenuhi Kod Tadbir Urus Korporat 2012 (MCCG 2012), dan semua undang-undang dan peraturan yang diguna pakai sepanjang tahun kewangan berakhir 31 Disember 2015.

Penyata ini dibentangkan dan diluluskan pada mesyuarat Lembaga Pengarah pada 29 September 2016.